Evästekäytäntö

Tätä evästekäytäntöä sovelletaan evästeisiin, joita me, AKTSIASELTS HELMES (rekisteritunnus 10364097, osoite Lõõtsa 6, 11415, Tallinna, Viro), keräämme tällä verkkosivustolla vierailevista henkilöistä.

Evästekäytäntömme selittää, mitä evästeet ovat, miten käytämme niitä, miten mahdolliset yhteistyökumppanimme (kolmannet osapuolet) voivat käyttää evästeitä Palvelussa, mitkä ovat valintamahdollisuutesi evästeiden suhteen sekä antaa lisätietoa evästeistä.

Mitä evästeet ovat?

Evästeet ovat pieniä tekstinpätkiä, joita vierailemasi verkkosivusto lähettää verkkoselaimeesi. Evästetiedosto tallentuu verkkoselaimeesi ja auttaa Palvelua tai kolmatta osapuolta tunnistamaan sinut, mikä helpottaa seuraavaa vierailuasi ja tekee Palvelusta sinulle hyödyllisemmän.

Evästeet voivat olla ”pysyviä” (persistent) tai ”istuntokohtaisia” (session) evästeitä.

Miten käytämme evästeitä

Kun käytät Palvelua ja siirryt sinne, saatamme asettaa useita evästetiedostoja verkkoselaimeesi.

Käytämme evästeitä mahdollistaaksemme Palvelun perustoiminnot, tuottaaksemme analytiikkaa, joka auttaa meitä ymmärtämään, miten vierailijat käyttävät verkkosivustoamme, tallentaaksemme valintasi sekä mahdollistaaksemme asiaankuuluvien mainosten toimittamisen (mukaan lukien käyttäytymiseen perustuva mainonta).

Käytämme Palvelussa sekä istuntokohtaisia että pysyviä evästeitä.

Kolmansien osapuolten evästeet

Omien evästeidemme lisäksi saatamme käyttää erilaisia kolmansien osapuolten evästeitä Palvelun käyttötilastojen raportointiin, mainosten toimittamiseen Palvelussa ja sen kautta, ja niin edelleen.

Verkkosivuston analytiikka

Analytiikkaevästeet keräävät tietoa verkkosivustomme käytöstä. Analytiikka näyttää meille kuitenkin vain yleisiä verkkosivuston käyttömalleja yksittäisen vierailun tai vierailijan tietojen sijaan. Analytiikka auttaa meitä ymmärtämään, mistä osista verkkosivustoamme pidetään ja mistä ei, jotta voimme parantaa käyttökokemustasi sivustolla. Se auttaa meitä havaitsemaan verkkosivuston ongelmia ja kertoo meille, mitkä mainoskampanjat ovat asiaankuuluvia sinulle ja muille vierailijoillemme.

Tämä verkkosivusto käyttää Google Analyticsia, joka on Google Inc. -yhtiön tarjoama verkkoanalytiikkapalvelu verkkosivuston liikenteen seuraamiseen ja raportointiin. Google Analytics käyttää pääasiassa ensimmäisen osapuolen evästeitä raportoidessaan käyttäjien vuorovaikutuksesta tällä verkkosivustolla. Evästeiden luoma tieto verkkosivuston käytöstäsi (mukaan lukien IP-osoitteesi) siirretään ja tallennetaan Googlen palvelimille Yhdysvaltoihin. Google käyttää näitä tietoja seuratakseen ja tutkiakseen verkkosivuston käyttöäsi, laatiakseen raportteja verkkosivuston toiminnasta sivuston ylläpitäjille sekä tarjotakseen muita verkkosivuston toimintaan ja internetin käyttöön liittyviä palveluita. Google voi myös siirtää näitä tietoja kolmansille osapuolille, jos laki sitä vaatii tai jos kyseiset kolmannet osapuolet käsittelevät mainittuja tietoja Googlen lukuun. Google ei yhdistä IP-osoitettasi mihinkään muuhun Googlen hallussa olevaan tietoon. Voit estää evästeiden käytön valitsemalla asianmukaisen asetuksen selaimessasi, mutta tämä saattaa estää sinua käyttämästä kaikkia tämän verkkosivuston toimintoja. Käyttämällä tätä verkkosivustoa hyväksyt sen, että Google käsittelee tietojasi edellä mainituilla tavoilla ja edellä mainittuihin tarkoituksiin. Lisätietoja Googlen tietosuojakäytännöstä saat napsauttamalla tästä.

Verkkomainonta

Verkkomainonnan evästeet keräävät tietoa toiminnastasi ja kiinnostuksen kohteistasi verkkosivustollamme, mikä mahdollistaa asiaankuuluvan ja kohdistetun mainonnan näyttämisen kolmansien osapuolten kanavissa (hakukoneet, sosiaalinen media ja mainosverkostot). Tiedot siitä, miten voit hallita mainoksia kyseisissä palveluissa, on kuvattu kunkin palvelun tietosuoja- ja evästekäytännöissä.

Tämä verkkosivusto käyttää seuraavia kolmansien osapuolten evästeitä uudelleenkohdistamiseen (remarketing):

• Google AdWords, Google Inc. -yhtiön tarjoama verkkomainontapalvelu. Lisätietoja Googlen tietosuoja- ja evästekäytännöstä saat napsauttamalla tästä.
• Facebook Ads, Facebook Inc. -yhtiön tarjoama verkkomainontapalvelu. Lisätietoja Facebookin tietosuoja- ja evästekäytännöstä saat napsauttamalla tästä.
• LinkedIn Ads, LinkedIn Inc. -yhtiön tarjoama verkkomainontapalvelu. Lisätietoja LinkedInin tietosuoja- ja evästekäytännöstä saat napsauttamalla tästä.

Mitkä ovat valintamahdollisuutesi evästeiden suhteen?

Jos haluat poistaa evästeitä tai ohjeistaa verkkoselaimesi poistamaan tai estämään evästeet, vieraile verkkoselaimesi ohjesivuilla.

Lisätietoja evästeasetusten hallinnasta suosituimmilla selaimilla löydät täältä:

• Chrome
• Firefox
• Internet Explorer
• Safari
• Opera

Huomaathan kuitenkin, että jos poistat evästeitä tai kieltäydyt hyväksymästä niitä, et välttämättä voi käyttää kaikkia tarjoamiamme ominaisuuksia, et välttämättä pysty tallentamaan valintojasi ja jotkin sivumme eivät ehkä näy oikein.

Tietosuojaseloste

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan tietoihin, joita me, AKTSIASELTS HELMES (rekisteritunnus 10364097, osoite Lõõtsa 6, 11415, Tallinna, Viro), keräämme henkilöistä, jotka ovat vuorovaikutuksessa organisaatiomme kanssa. Selosteessa selvitetään, mitä henkilötietoja keräämme ja miten käytämme niitä.

Yleisen tietosuoja-asetuksen (”GDPR”) mukaisena rekisterinpitäjänä toimii AKTSIASELTS HELMES. Jos sinulla on huomautuksia tai kysymyksiä tästä selosteesta, ota rohkeasti yhteyttä osoitteeseen privacy@helmes.com.

Käsittelemämme henkilötiedot

Seuraavassa taulukossa selitetään keräämiemme tietojen tyypit sekä voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen laillinen peruste, jonka nojalla näitä tietoja käsitellään.

Käyttötarkoitus

Tietotyypit (keskeiset tiedot)

Laillinen peruste

Rekrytointi (Helmes toimii rekisterinpitäjänä)

Liitetyssä ansioluettelossa (CV) ja hakemuskirjeessä ilmoitetut tiedot, erityisesti nimesi, sähköpostiosoitteesi, osoitteesi, syntymäaikasi, pätevyytesi, kokemuksesi, taitosi, työhistoriasi ja kaikki muut tiedot, jotka annat hakuprosessin aikana verkossa tai henkilökohtaisesti.

Jos otat meihin yhteyttä, saatamme pitää kirjaa kyseisestä kirjeenvaihdosta.

Tiedot vierailuistasi Greenhouse-sivustolla (käytämme Greenhouse Software, Inc:n verkkosovellusta rekrytointiprosessin apuna), mukaan lukien muun muassa liikennetiedot, sijaintitiedot, verkkolokit ja muut viestintätiedot, sivusto, joka ohjasi sinut Greenhouse-sivustolle, sekä resurssit, joita käytät.

Käsittely perustuu suostumukseesi henkilötietojesi keräämiseksi ja käyttämiseksi.

Ehdokashaku ja rekrytointi (Helmes toimii rekisterinpitäjänä)

Saatamme kerätä tietoja muilta osapuolilta osana rekrytointiprosessia esimerkiksi seuraavista lähteistä:

– julkiset lähteet ja sosiaalisen median sivustot;

– tiedot rekrytointitoimistoilta, joita olet pyytänyt tukemaan sinua työnhaussa.

Käsittely perustuu oikeutettuun etuun henkilötietojesi keräämiseksi ja käyttämiseksi.

Yhteydenottopyynnöt (Helmes toimii rekisterinpitäjänä)

Tiedot, jotka annat täyttäessäsi yhteydenottopyynnön verkkosivustollamme, erityisesti nimesi ja yhteystietosi.

Jos otat meihin yhteyttä sähköpostitse, saatamme pitää kirjaa kyseisestä kirjeenvaihdosta.

Käsittely perustuu suostumukseesi henkilötietojesi keräämiseksi ja käyttämiseksi. Emme jaa meille lähettämiäsi henkilötietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin sinuun yhteyden ottamiseen ja laadukkaan palvelun tarjoamiseen pyytämättä ensin suostumustasi.

ICT-palvelujen tarjoaminen Helmesin asiakkaille (Helmes toimii henkilötietojen käsittelijänä)

Helmesin asiakkaiden toimittamat tiedot.

Henkilötietoja, joiden rekisterinpitäjänä Helmesin asiakas toimii, käsitellään asiakkaan ja Helmesin välisen sopimuksen tai sellaisten säädösten perusteella, jotka sääntelevät vähintään yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklassa säädettyjä asioita.

Miten käytämme tietojasi

Käytämme tietojasi vain tavalla, joka on asianmukainen ottaen huomioon peruste, jolla tiedot on kerätty (kuten tämän käytännön yläosassa olevassa taulukossa on esitetty).

Rekrytointitarkoitukset ja tietojen tallennus:

Käytämme Greenhouse-verkkosovellusta (Greenhouse Software, Inc) rekrytointiprosessimme apuna. Käytämme Greenhousea käsittelemään henkilötietoja puolestamme henkilötietojen käsittelijänä. Greenhousella on oikeus käsitellä henkilötietojasi vain meidän ohjeidemme mukaisesti. Kun haet meidän ilmoittamaamme avointa työpaikkaa, näitä tietosuojaselosteen määräyksiä sovelletaan henkilötietojesi käsittelyyn.

Käsittelyn tarkoitukset

Käytämme sinua koskevia tietoja seuraavilla tavoilla:

• Hakemuksesi arvioimiseen tehtävään, johon olet hakenut.
• Hakemuksesi arvioimiseen muihin tehtäviin.
• Viestintään kanssasi rekrytointiprosessiin liittyen.
• Sinulta saatujen tietojen täydentämiseen kolmansien osapuolten tietojen tarjoajilta saaduilla tiedoilla.
• Sopivien ehdokkaiden löytämiseen avoimiin työpaikkoihimme.
• Auttaaksemme Greenhousea parantamaan palveluitaan.

Emme käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia rekrytointiprosessissamme.

Turvallisuus

Toteutamme asianmukaiset toimenpiteet varmistaaksemme, että kaikki henkilötiedot pidetään turvassa, mukaan lukien turvatoimet, joilla estetään henkilötietojen vahingossa tapahtuva häviäminen tai niiden luvaton käyttö tai saatavuus. Rajoitamme pääsyn henkilötietoihisi niihin henkilöihin, joilla on aito liiketoiminnallinen tarve tietää ne. Tietojasi käsittelevät tekevät sen vain valtuutetulla tavalla ja heitä koskee salassapitovelvollisuus.

Meillä on myös käytettävissämme menettelyt mahdollisten tietoturvaloukkausten käsittelemiseksi. Ilmoitamme sinulle ja asianomaiselle sääntelyviranomaiselle epäillystä tietoturvaloukkauksesta, jos laki meitä siihen velvoittaa.

Valitettavasti tiedonsiirto internetin välityksellä ei ole täysin turvallista. Vaikka teemme parhaamme henkilötietojesi suojaamiseksi, emme voi taata verkkoyhteyksien kautta siirrettyjen tietojesi turvallisuutta, joten kaikki tiedonsiirto tapahtuu omalla vastuullasi.

Silloin kun säilytämme henkilötietojasi omissa järjestelmissämme, ne tallennetaan turvallisille palvelimillemme ETA-alueella.

Tiedot, joita keräämme sinulta ja joita käsittelemme Greenhouse-palveluiden avulla, voidaan siirtää Euroopan talousalueen (”ETA”) ulkopuolelle ja tallentaa sinne. Niitä voi käsitellä myös ETA-alueen ulkopuolella toimiva henkilöstö, joka työskentelee meille tai jollekin toimittajistamme. Tällainen henkilöstö voi osallistua muun muassa tilaustesi täyttämiseen, maksutietojesi käsittelyyn ja tukipalvelujen tarjoamiseen. Lähettämällä henkilötietosi hyväksyt tämän siirron, tallennuksen tai käsittelyn.

Erityisesti tietosi voivat olla seuraavien tahojen saatavilla:

1. Greenhousen henkilöstö Yhdysvalloissa tai
2. Greenhousen hosting-palveluntarjoaja voi säilyttää niitä palvelimilla Yhdysvalloissa sekä EU:ssa.

Jos haluat lisätietoja, ota meihin yhteyttä (katso kohta ’Yhteystiedot’). Emme muutoin siirrä henkilötietojasi Yhdistyneen kuningaskunnan TAI ETA-alueen ulkopuolelle tai millekään julkisoikeudellisen kansainvälisen oikeuden alaiselle järjestölle (tai sen alaiselle elimelle) tai järjestölle, joka on perustettu kahden tai useamman maan välisellä sopimuksella.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi

Säilytämme kaikkia tietoja rekrytointiprosessin ajan. Henkilötietosi poistetaan jonkin seuraavan tapahtuman yhteydessä:

• sinun (tai muun asiakkaan valtuuttaman henkilön) tekemä henkilötietojesi poistaminen; tai
• sinun (tai muun asiakkaan valtuuttaman henkilön) meille toimittama kirjallinen pyyntö.

Yhteydenottopyynnöt / myyntitarkoitukset ja tietojen tallennus:

Turvallisuus

Toteutamme asianmukaiset toimenpiteet varmistaaksemme, että kaikki henkilötiedot pidetään turvassa, mukaan lukien turvatoimet, joilla estetään henkilötietojen vahingossa tapahtuva häviäminen tai niiden luvaton käyttö tai saatavuus. Rajoitamme pääsyn henkilötietoihisi niihin henkilöihin, joilla on aito liiketoiminnallinen tarve tietää ne. Tietojasi käsittelevät tekevät sen vain valtuutetulla tavalla ja heitä koskee salassapitovelvollisuus.

Meillä on myös käytettävissämme menettelyt mahdollisten tietoturvaloukkausten käsittelemiseksi. Ilmoitamme sinulle ja asianomaiselle sääntelyviranomaiselle epäillystä tietoturvaloukkauksesta, jos laki meitä siihen velvoittaa.

Valitettavasti tiedonsiirto internetin välityksellä ei ole täysin turvallista. Vaikka teemme parhaamme henkilötietojesi suojaamiseksi, emme voi taata verkkoyhteyksien kautta siirrettyjen tietojesi turvallisuutta, joten kaikki tiedonsiirto tapahtuu omalla vastuullasi.

Henkilötietosi tallennetaan turvallisille palvelimillemme ETA-alueella.

Emme siirrä henkilötietojasi ETA-alueen ulkopuolelle tai millekään julkisoikeudellisen kansainvälisen oikeuden alaiselle järjestölle (tai sen alaiselle elimelle) tai järjestölle, joka on perustettu kahden tai useamman maan välisellä sopimuksella.

Säilytämme kaikkia tietoja 24 kuukauden ajan. Henkilötietosi poistetaan, kun saamme sinulta kirjallisen pyynnön.

ICT-palvelut:

Helmes käsittelee kolmansien osapuolten henkilötietoja vain asiakkaan toimeksiannosta ja erillisestä sopimuksesta. Tässä yhteydessä Helmes toimii henkilötietojen käsittelijänä ja käsittelee tietoja asianomaisen Helmesin asiakkaan lukuun. Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilötietoja, joiden rekisterinpitäjänä Helmesin asiakas toimii, käsitellään asiakkaan ja Helmesin välisen sopimuksen tai sellaisten säädösten perusteella, jotka sääntelevät vähintään yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklassa säädettyjä asioita.

Mikäli Helmes käsittelee henkilötietoja, jotka liittyvät sen asiakkaan työntekijöiden tai muiden edustajien yhteystietoihin, se tekee sen Helmesin oikeutetun edun perusteella. Tällaisia henkilötietoja voivat olla viralliset sähköpostiosoitteet, jotka sisältävät henkilötietoja, puhelinnumero ja yhteyshenkilön työtehtävä. Helmesin etujen mukaista on viestiä asiakkaan edustajien kanssa palvelujen sujuvan tarjoamisen varmistamiseksi, palautteen pyytämiseksi sekä tiedotus- tai mārkkinointimateriaalien toimittamiseksi.

Helmes käsittelee henkilötietoja erittäin huolellisesti ja ryhtyy kaikkiin kohtuullisiin varotoimiin ja toimenpiteisiin. Helmes on myös suunnitellut ja ottanut käyttöön sisäisiä prosesseja henkilötietojen turvallisuuden, luottamuksellisuuden ja eheyden takaamiseksi. Helmesin sisäiset prosessit ovat ISO 9001 -sertifioituja.

Helmes on ottanut käyttöön tietoturvan hallintajärjestelmän (ISMS), joka on ISO 27001 -sertifioitu. ISMS määrittelee erilaisia tietoturvan hallintakäytäntöjä. Tärkeimmät periaatteet ja toimenpiteet ovat seuraavat:

• Helmesin tilojen ja omaisuuden (mukaan lukien tietojen) luottamuksellisuus, eheys ja saatavuus varmistetaan ottamalla käyttöön käyttäjien pääsynhallinta (User Access Management), puhdas pöytä ja näyttö (Clear Desk and Screen), elektroniset laitteet (Electronic Devices), kryptografiset suojaukset (Cryptographic controls), fyysisten tallennusvälineiden ja arkaluonteisten tietojen hävittäminen (Disposal of Physical Media and Sensitive Data), IT-omaisuuden hallinta (IT Asset Management) sekä muut käytännöt.
• Helmesin infrastruktuurin eheys ja saatavuus varmistetaan ottamalla käyttöön IT-infrastruktuurin tietoturva, järjestelmän- ja verkonhallinta, Helmesin tietojärjestelmien varmuuskopiointi ja toimittajaprosessit sekä muut käytännöt.

Milloin jaamme tietojasi

Luovutamme tietojasi kolmansille osapuolille vain seuraavissa tilanteissa:

• olet antanut nimenomaisen suostumuksesi tietojen luovuttamiseen nimetylle kolmannelle osapuolelle;
• käytämme kolmatta osapuolta pelkästään tietojen käsittelyyn puolestamme ja meillä on kyseisen kolmannen osapuolen kanssa tietojenkäsittelysopimus, joka täyttää lakisääteiset velvoitteemme liittyen kolmansien osapuolten tietojen käsittelijöiden käyttöön; tai
• laki velvoittaa meitä jakamaan tietosi.

Lisäksi siirrämme tietoja kolmansille osapuolille EU:n ulkopuolelle vain silloin, kun käytössä on yleisen tietosuoja-asetuksen 46 artiklan mukaiset asianmukaiset suojatoimet.

Kuinka kauan säilytämme tietojasi

Suhtaudumme tietojen minimoinnin ja poistamisen periaatteisiin vakavasti, ja meillä on käytössä sisäiset käytännöt sen varmistamiseksi, että pyydämme aina vain vähimmäismäärän tietoja kyseistä tarkoitusta varten ja poistamme tiedot viipymättä, kun niitä ei enää tarvita.

Rekrytointi- ja hakijatiedot säilytetään kahden vuoden ajan. Mikäli tiedot kerätään suostumuksen perusteella, pyydämme suostumuksen uusimista vähintään kahden vuoden välein.

Oikeutesi tietoihisi liittyen

Sinulla on useita oikeuksia tietoihisi liittyen, mukaan lukien seuraavat:

• Mikäli tietojen käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa tämän suostumuksen milloin tahansa;
• Sinulla on oikeus pyytää tietojesi oikaisemista ja/tai poistamista;
• Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi;
• Sinulla on oikeus saada meidän käsittelemämme sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet meille toimittanut, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja sinulla on oikeus siirtää kyseiset tiedot kolmannelle osapuolelle tietyissä tilanteissa;
• Sinulla on oikeus vastustaa milloin tahansa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten;
• Sinulla on oikeus vastustaa automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä, joilla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttavat sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi;
• Sinulla on oikeus vastustaa tietyissä muissa tilanteissa henkilötietojesi käsittelyn jatkamista;
• Sinulla on oikeus vaatia korvausta vahingoista, jotka johtuvat siitä, että olemme rikkoneet tietosuojalakeja.

Lisätietoja kustakin näistä oikeuksista, mukaan lukien olosuhteista, joissa niitä sovelletaan, on yleisessä tietosuoja-asetuksessa tai esimerkiksi Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuojaviranomaisen (ICO) ohjeissa yksilöiden oikeuksista yleisen tietosuoja-asetuksen nojalla.

Jos haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi tai muita voimassa olevan lainsäädännön mukaisia laillisia oikeuksiasi tietoihisi liittyen, ota meihin yhteyttä.

Huomaathan, että joidenkin näiden oikeuksien käyttäminen, kuten oikeus tietojen poistamiseen, tekee meille mahdottomaksi jatkaa joidenkin palvelujen tarjoamista sinulle. Mahdollisuuksien mukaan pyrimme kuitenkin aina sallimaan oikeuksiesi mahdollisimman laajan toteutumisen samalla kun jatkamme mahdollisimman monien palvelujen tarjoamista sinulle.

Muutokset

Saatamme muuttaa tätä tietosuojaselostetta ajoittain ja julkaisemme uusimman version verkkosivustollamme. Jos muutos vähentää merkittävästi oikeuksiasi, ilmoitamme siitä henkilöille, joiden henkilötietoja hallussamme on ja joita asia koskee.